Het dossier van een volledig doorlopen aanvraag bestaat uit drie onderdelen, te weten een sociaal dossier, een medisch dossier en een financieel dossier. Elke aanvraag begint met een sociale rapportage, opgesteld door een medewerker van een begeleidende instelling.
In het geval van een aanvraag in het kader van de Wbp is deze instellling de Stichting 1940-1945. De Stichting 1940-1945 geeft, indien gerechtvaardigd, op basis van de sociale rapportage een verzetsverklaring af.
Indien het om de Wiv gaat is de begeleidende instelling de Stichting Pelita. Deze Stichting stelt een Rapport van Bevindingen op (RvB), gevolgd door een verzetsverificatieonderzoeksrapport (VVOR), waarna de Commissie Indisch Verzet een verklaring afgeeft.
In het geval van de Wbpzo is er geen begeleidende instelling. In dat geval wordt er vastgesteld dat iemand zeeman is geweest, vervolgens moet worden nagegaan of iemand arbeidsongeschikt is en of die arbeidsongeschiktheid aan de zeedienst in die jaren kan worden toegeschreven.
De sociale rapportage wordt geverifieerd door een medewerker van de PUR en, indien het verhaal plausibel is, wordt er vastgesteld tot welke doelgroep de aanvrager behoort en dus onder welke wet hij of zij valt, plus de rechten die dit met zich meebrengt. Deze beslissing wordt vastgelegd in een beschikking. Vervolgens wordt het medische traject gestart en wordt er een uitspraak gedaan over de causaliteit van de medische problemen (is het aannemelijk dat de gezondheidsproblemen een gevolg zijn van de belevenissen tijdens de oorlog?). Daarna volgt een financieel onderzoek om vast te stellen op welk bedrag een aanvrager recht heeft. Dit wordt bekrachtigd in een berekeningsbeschikking.
Mocht een aanvrager (nog) geen aanspraak willen maken op een financiële vergoeding of blijkt het gegeven helaas niet te kloppen, dan kan het zijn dat er voor die persoon alleen een sociaal dossier is. Een verder traject is dan immers niet mogelijk. Ook kan het zijn dat er voor een persoon wel een sociaal en medisch dossier is, maar geen financieel dossier. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer de medische causaliteit niet kan worden vastgesteld. Overigens wordt hierbij wel het principe van de omgekeerde bewijslast gehanteerd; wanneer er geen andere aanwijsbare oorzaak is voor een medische klacht, dan wordt aangenomen dat deze door de oorlogsbelevenissen veroorzaakt is.
Verreweg de meeste persoonsdossiers bestaan dus uit drie onderdelen. Deze worden apart van elkaar bewaard maar hebben hetzelfde correspondentienummer. Bij een dossier in het kader van de Wbp wordt het correspondentienummer ook wel stamnummer genoemd (dit was de oude benaming).